Dokumentenregistrierung
Eingehende, ausgehende und interne Dokumente werden verwaltet und automatisch mit Nummern aus den konfigurierten Registern versehen.
APLxPERT-MODUL · REG
Elektronische Registratur
Das APLxPERT-Modul Elektronische Registratur verwaltet die Dokumente der Institution über ihren gesamten Lebenszyklus – von der Registrierung und Zuweisung über die Prüfung und Bearbeitung bis hin zur Unterzeichnung und Archivierung.
Präsentation anfordern
Automatisch
Vergabe von Registrierungsnummern
PDF
Erstellung, Scannen und Unterzeichnung
OCR
Indexierung gescannter Inhalte
Excel
Export von Listen und Berichten
HAUPTFUNKTIONEN
Was das Modul konkret leistet
Die Funktionen umfassen die Registrierung, Weiterleitung, Prüfung, Bearbeitung und Suche von Dokumenten innerhalb der Institution.
Workflows und Prüfprozesse
Dokumente können gemäß der Organisationsstruktur der Institution nacheinander oder parallel zwischen Benutzern und Abteilungen weitergeleitet werden.
Elektronische Signatur
Dokumente können erstellt, geprüft, in PDF umgewandelt und am Ende des Workflows elektronisch unterzeichnet werden.
Scannen und OCR
Dokumente können direkt in der Anwendung gescannt, vor dem Speichern korrigiert und für die Volltextsuche indexiert werden.
Fristenüberwachung
Das System zeigt den Dokumentstatus, die verantwortliche Person, die Bearbeitungsdauer und die verbleibende Zeit bis zum Ablauf der Frist an.
Suche und Nachverfolgbarkeit
Dokumente können nach Nummer, Typ, Absender, Empfänger, Abteilung, Status und weiteren Kriterien gefiltert werden.
DOKUMENTENWORKFLOW
Von der Registrierung bis zum Abschluss
Jede Phase wird im System nachverfolgt. Die Benutzer erhalten Dokumente und Benachrichtigungen entsprechend ihren festgelegten Rollen und Zuständigkeiten.
Registrierung
Zuweisung
Weiterleitung
Prüfung
Unterzeichnung
Abschluss
FUNKTIONEN
Wichtigste abgebildete Prozesse
Die Funktionen sind in Kategorien gegliedert, um einen schnellen Überblick über die im Modul verfügbaren Vorgänge zu ermöglichen.
Registrierung und Verwaltung von Dokumenten
- Registrierung und Verwaltung eingehender, ausgehender und interner Dokumente.
- Automatische Vergabe von Registrierungsnummern je nach Dokumenttyp.
- Definition mehrerer Nummernregister und Festlegung ihrer Startwerte.
- Definition von Dokumenttypen, Abteilungen, Weiterleitungswegen und zugehörigen Registern.
- Zuweisung mehrerer Registrierungsnummern aus unterschiedlichen Registern zu demselben Dokument.
- Automatische Bestimmung des Typs des ausgehenden Dokuments anhand des eingegangenen Dokuments.
- Automatische Verknüpfung eingehender Dokumente mit den zugehörigen Antwortdokumenten.
- Hinzufügen einer unbegrenzten Anzahl von Anhängen.
- Wiederverwendung bereits erfasster Absender- und Empfängerdaten.
- Einsicht in den Korrespondenzverlauf mit einer natürlichen oder juristischen Person.
Formulare, Versionsverwaltung und elektronische Signatur
- Definition von Standardformularen für Antworten, interne Dokumente und andere Schriftstücke.
- Automatische Übernahme der Daten der Institution und der beteiligten Personen in das Dokument.
- Erstellung von Dokumenten anhand konfigurierter Vorlagen.
- Automatische Konvertierung von Dokumenten in das PDF-Format.
- Kontrollierte Bearbeitung von Inhalten durch Check-in- und Check-out-Mechanismen.
- Automatische Versionierung jeder Änderung.
- Einsicht in den Versionsverlauf.
- Wiederherstellung einer früheren Dokumentversion.
- Vergabe der Registrierungsnummer am Ende des Workflows.
- Elektronische Unterzeichnung des endgültigen Dokuments.
Scannen, Korrektur und OCR
- Scannen von Dokumenten direkt aus der Anwendung.
- Vorschau der Datei vor dem Hochladen.
- Drehen falsch ausgerichteter gescannter Seiten.
- Neuordnung der Seitenreihenfolge.
- Auswahl und Speicherung bestimmter Seiten in einer separaten Datei.
- Optische Zeichenerkennung mittels OCR.
- Indexierung der Inhalte gescannter Dokumente.
- Suche nach Dokumenten, einschließlich anhand des darin enthaltenen Textes.
Dokumentenweiterleitung und Prüfworkflows
- Definition der Benutzer anhand der Organisationsstruktur der Institution.
- Weiterleitung von Dokumenten über sequenzielle oder parallele Workflows.
- Auswahl der am Workflow beteiligten Benutzer und Abteilungen.
- Erstellung von Benutzergruppen.
- Festlegung von Vertretungen für abwesende Benutzer.
- Gleichzeitige Zuweisung mehrerer Dokumente an denselben Benutzer.
- Anzeige des Aktivitäts-, Weiterleitungs- und Benachrichtigungsberichts für jedes Dokument.
- Speicherung der Weiterleitungszeiten zwischen Benutzern und Abteilungen.
- Berechnung der gesamten Bearbeitungsdauer.
- Erstellung von Statistiken zur Effizienz interner Prozesse.
Benachrichtigungen, Fristen und Benutzerdokumente
- Benachrichtigung der Benutzer durch Mitteilungen in der Anwendung.
- Versand von Benachrichtigungen per SMS und E-Mail.
- Aktivierung oder Deaktivierung von Benachrichtigungen durch den jeweiligen Benutzer.
- Anzeige des Dokumentstatus und der Person, die es aktuell bearbeitet.
- Anzeige des Datums, seit dem das Dokument bearbeitet wird.
- Berechnung der verbleibenden Zeit bis zum Ablauf der Bearbeitungsfrist.
- Kennzeichnung nicht zugewiesener Dokumente.
- Kennzeichnung überfälliger Dokumente.
- Eigener Bereich für aktuelle, abgeschlossene und überfällige Dokumente des angemeldeten Benutzers.
Suche, Listen und Berichterstattung
- Suche nach Dokumenten anhand von Registrierungsnummer und Registrierungsdatum.
- Suche anhand der Dokumentnummer und des Dokumentdatums des externen Beteiligten.
- Filterung nach Dokumenttyp und Schriftstückart.
- Filterung nach Absender oder Empfänger.
- Filterung nach dem Benutzer oder der Abteilung, der beziehungsweise die das Dokument aktuell bearbeitet.
- Filterung nach Status sowie Eingangs- oder Ausgangsart.
- Druck von Eingangs- und Ausgangslisten im erforderlichen Format.
- Export von Listen und Auswertungen in das Excel-Format.
- Erstellung von Ad-hoc-Auswertungen und -Berichten durch Filterung der vorhandenen Daten.
Korrespondenz und Postversand
- Auswahl der Dokumente, die per Post versendet werden sollen.
- Erstellung von Versandlisten für die Rumänische Post.
- Druck von Empfangsbestätigungen.
- Erfassung der für den Versand vorbereiteten Dokumente.
- Verknüpfung versandter Dokumente mit den Empfängerdaten.
- Einsicht in den Korrespondenzverlauf mit den Empfängern.
NATIVE INTEGRATIONEN
Automatisch übernommene und registrierte Dokumente
Das Modul ist mit den wichtigsten Anwendungen und Diensten der Institution verbunden und vermeidet dadurch die wiederholte Erfassung von Dokumenten und Daten.
E-Mail-Postfächer
Nachrichten und Anhänge können entsprechend den Benutzerrechten direkt in der Anwendung abgerufen und registriert werden.
RO e-Factura
Eingegangene Rechnungen werden automatisch registriert, erhalten eine Eingangsnummer und werden in den Bearbeitungsworkflow weitergeleitet.
CityOn
Über das Bürgerportal eingereichte Anträge erhalten eine Registrierungsnummer und werden automatisch an die zuständige Abteilung weitergeleitet.
Kommunale Steuern und Abgaben
Ausgestellte Dokumente erhalten eine Registrierungsnummer; Antrag und Antwort werden automatisch miteinander verknüpft.
Landwirtschaftsregister
Bescheinigungen erhalten automatisch eine Registrierungsnummer und werden den eingereichten Anträgen zugeordnet.
Personalwesen / Gehaltsabrechnung
Im Entgeltabrechnungsmodul erstellte Bescheinigungen können automatisch eine Nummer aus der Registratur der Institution erhalten.
Wirtschaftliche Tätigkeiten / Verträge
Im Rahmen wirtschaftlicher Tätigkeiten erstellte Dokumente können registriert und über die Workflows der Institution weitergeleitet werden.
Webdienste
Daten und Dokumente können anderen Anwendungen über Integrationsdienste bereitgestellt werden.
APLxPERT · ELEKTRONISCHE REGISTRATUR
Möchtest du jederzeit wissen, wo sich jedes Dokument befindet?
Entdecke, wie du Dokumente in einem an deine Institution angepassten Workflow registrieren, zuweisen und nachverfolgen kannst.
Entdecke, wie es funktioniert