Dokumentumok iktatása
A rendszer kezeli a bejövő, kimenő és belső dokumentumokat, és automatikusan kiosztja a konfigurált nyilvántartások iktatószámait.
APLxPERT MODUL · REG
Elektronikus iktatás
Az APLxPERT Elektronikus iktatás modul az intézmény dokumentumainak teljes életciklusát kezeli, az iktatástól és a kiosztástól a jóváhagyáson és az ügyintézésen át az aláírásig és az archiválásig.
Bemutató igénylése
Automatikus
Iktatószámok kiosztása
PDF
Létrehozás, szkennelés és aláírás
OCR
A szkennelt tartalom indexelése
Excel
Listák és jelentések exportálása
FŐ FUNKCIÓK
A modul konkrét feladatai
A funkciók lefedik az intézményi dokumentumok iktatását, továbbítását, jóváhagyását, ügyintézését és visszakeresését.
Munkafolyamatok és jóváhagyás
A dokumentumok az intézmény szervezeti felépítésének megfelelően egymást követően vagy párhuzamosan továbbíthatók a felhasználók és a szervezeti egységek között.
Elektronikus aláírás
A dokumentumok létrehozhatók, jóváhagyhatók, PDF-formátumba alakíthatók, majd a munkafolyamat végén elektronikusan aláírhatók.
Szkennelés és OCR
A dokumentumok közvetlenül az alkalmazásban szkennelhetők, mentés előtt javíthatók, majd a tartalmi kereséshez indexelhetők.
Határidők nyomon követése
A rendszer megjeleníti a dokumentum állapotát, a felelős személyt, a feldolgozási időt és a határidőig hátralévő időt.
Keresés és nyomon követhetőség
A dokumentumok szám, típus, feladó, címzett, szervezeti egység, állapot és egyéb szempontok szerint szűrhetők.
DOKUMENTUM-MUNKAFOLYAMAT
Az iktatástól az ügy lezárásáig
A rendszer minden szakaszt nyomon követ, a felhasználók pedig a meghatározott szerepkörük és felelősségi körük alapján kapják meg a dokumentumokat és az értesítéseket.
Iktatás
Kiosztás
Továbbítás
Jóváhagyás
Aláírás
Lezárás
FUNKCIÓK
A legfontosabb kezelt folyamatok
A funkciók kategóriákba vannak rendezve, hogy a modulban elérhető műveletek gyorsan áttekinthetők legyenek.
Dokumentumok iktatása és kezelése
- A bejövő, kimenő és belső dokumentumok iktatása és kezelése.
- Az iktatószámok automatikus kiosztása a dokumentum típusa alapján.
- Több iktatószám-nyilvántartás és a kezdőértékek meghatározása.
- A dokumentumtípusok, szervezeti egységek, továbbítási útvonalak és a kapcsolódó nyilvántartások meghatározása.
- Több, különböző nyilvántartásból származó iktatószám hozzárendelése ugyanahhoz a dokumentumhoz.
- A kimenő dokumentum típusának automatikus meghatározása a bejövő dokumentum alapján.
- A bejövő dokumentumok automatikus összekapcsolása a válaszdokumentumokkal.
- Korlátlan számú melléklet hozzáadása.
- A korábban rögzített feladói és címzetti adatok újrafelhasználása.
- A természetes vagy jogi személlyel folytatott levelezés előzményeinek megtekintése.
Űrlapok, verziókezelés és elektronikus aláírás
- Szabványos űrlapok meghatározása válaszokhoz, belső dokumentumokhoz és más irattípusokhoz.
- Az intézmény és az érintett személyek adatainak automatikus beillesztése a dokumentumba.
- Dokumentumok létrehozása a konfigurált sablonok alapján.
- A dokumentumok automatikus átalakítása PDF-formátumba.
- A tartalom ellenőrzött módosítása check-in és check-out mechanizmusokkal.
- Minden módosítás automatikus verziózása.
- A verzióelőzmények megtekintése.
- Visszaállítás a dokumentum egy korábbi verziójára.
- Az iktatószám kiosztása a munkafolyamat végén.
- A végleges dokumentum elektronikus aláírása.
Szkennelés, javítás és OCR
- Dokumentumok szkennelése közvetlenül az alkalmazásból.
- A fájl előnézetének megtekintése feltöltés előtt.
- A hibás tájolással szkennelt oldalak elforgatása.
- Az oldalak sorrendjének átrendezése.
- Kiválasztott oldalak mentése külön fájlba.
- Optikai karakterfelismerés OCR segítségével.
- A szkennelt dokumentumok tartalmának indexelése.
- Dokumentumok keresése a bennük található szöveg alapján is.
Dokumentumtovábbítás és jóváhagyási munkafolyamatok
- A felhasználók meghatározása az intézmény szervezeti felépítése alapján.
- Dokumentumok továbbítása egymást követő vagy párhuzamos munkafolyamatokban.
- A munkafolyamatban részt vevő felhasználók és szervezeti egységek kiválasztása.
- Felhasználói csoportok létrehozása.
- Helyettesek kijelölése a távollévő felhasználók számára.
- Több dokumentum egyidejű hozzárendelése ugyanahhoz a felhasználóhoz.
- Az egyes dokumentumokhoz tartozó tevékenységi, továbbítási és értesítési jelentések megtekintése.
- A felhasználók és szervezeti egységek közötti továbbítási idők tárolása.
- A teljes ügyintézési idő kiszámítása.
- Statisztikák készítése a belső folyamatok hatékonyságáról.
Értesítések, határidők és felhasználói dokumentumok
- A felhasználók értesítése alkalmazáson belüli üzenetekkel.
- Értesítések küldése SMS-ben és e-mailben.
- Az értesítések be- vagy kikapcsolása az egyes felhasználók által.
- A dokumentum állapotának és az azt éppen feldolgozó személynek a megjelenítése.
- Annak a dátumnak a megjelenítése, amióta a dokumentum feldolgozás alatt áll.
- Az ügyintézési határidőig hátralévő idő kiszámítása.
- A ki nem osztott dokumentumok megjelölése.
- A lejárt határidejű dokumentumok megjelölése.
- Külön felület a bejelentkezett felhasználó aktuális, lezárt és lejárt határidejű dokumentumai számára.
Keresés, listák és jelentések
- Dokumentumok keresése iktatószám és iktatási dátum alapján.
- Keresés a külső fél dokumentumszáma és dokumentumának dátuma alapján.
- Szűrés dokumentumtípus és irattípus szerint.
- Szűrés feladó vagy címzett szerint.
- Szűrés a dokumentumot jelenleg kezelő felhasználó vagy szervezeti egység szerint.
- Szűrés állapot, valamint beérkezési vagy kiküldési mód szerint.
- A bejövő és kimenő dokumentumok listáinak nyomtatása a szükséges formátumban.
- Listák és kimutatások exportálása Excel-formátumba.
- Eseti kimutatások és jelentések készítése a meglévő adatok szűrésével.
Levelezés és postai küldeménykezelés
- A postai úton elküldendő dokumentumok kiválasztása.
- Feladási jegyzékek készítése a Román Posta számára.
- Tértivevények nyomtatása.
- A feladásra előkészített dokumentumok nyilvántartása.
- Az elküldött dokumentumok összekapcsolása a címzett adataival.
- A címzettekkel folytatott levelezés előzményeinek megtekintése.
NATÍV INTEGRÁCIÓK
Automatikusan átvett és iktatott dokumentumok
A modul kapcsolódik az intézmény fő alkalmazásaihoz és szolgáltatásaihoz, így megszünteti a dokumentumok és adatok ismételt rögzítését.
E-mail-postafiókok
Az üzenetek és mellékletek a felhasználói jogosultságoknak megfelelően közvetlenül az alkalmazásból érhetők el és iktathatók.
RO e-Factura
A beérkezett számlákat a rendszer automatikusan iktatja, bejövő iktatószámmal látja el, majd továbbítja az ügyintézési munkafolyamatba.
CityOn
Az állampolgári portálon benyújtott kérelmek iktatószámot kapnak, majd automatikusan az illetékes szervezeti egységhez kerülnek.
Helyi adók és illetékek
A kiadott dokumentumok iktatószámot kapnak, a kérelem és a válasz pedig automatikusan összekapcsolódik.
Mezőgazdasági nyilvántartás
Az igazolások automatikusan iktatószámot kapnak, és összekapcsolódnak a benyújtott kérelmekkel.
Személyügy / Bérszámfejtés
A bérszámfejtési modulban létrehozott igazolások automatikusan kaphatnak iktatószámot az intézmény iktatórendszeréből.
Kereskedelmi tevékenység / Szerződések
A kereskedelmi tevékenység keretében létrehozott dokumentumok iktathatók és továbbíthatók az intézmény munkafolyamataiban.
Webszolgáltatások
Az adatok és dokumentumok integrációs szolgáltatásokon keresztül más alkalmazások számára is elérhetővé tehetők.
APLxPERT · ELEKTRONIKUS IKTATÁS
Szeretnéd bármikor tudni, hogy éppen hol található minden dokumentum?
Fedezd fel, hogyan iktathatod, oszthatod ki és követheted nyomon a dokumentumokat az intézményedhez igazított munkafolyamatban.
Nézd meg, hogyan működik