Personal- und Vertragsverwaltung
Für jeden Mitarbeiter werden persönliche Daten, Verträge, Stellen, Dienstgrade, Gehaltsstufen, Dienstalter, Arbeitsbedingungen und der Änderungsverlauf verwaltet.
APLxPERT-MODUL · SA
Personalwesen / Gehaltsabrechnung
Das APLxPERT-Modul Personalwesen / Gehaltsabrechnung verwaltet Mitarbeiter- und Vertragsdaten, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnungen sowie Meldungen und Berichte zu Personalausgaben.
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D112
Erstellung und Prüfung von Meldungen
Zeiterfassung
Automatische Übernahme in die Gehaltsabrechnung
Excel
Export von Daten und Verlauf
E-Mail
Versand von Gehaltsabrechnungen
HAUPTFUNKTIONEN
Was das Modul konkret leistet
Die Funktionen umfassen Personalverwaltung, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung, Meldungen und die Überwachung der Personalausgaben.
Organisationsstruktur
Organigramm, Stellenplan, Abteilungen, Organisationseinheiten und Stellen können entsprechend der Struktur der Einrichtung konfiguriert werden.
Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung
Arbeitsstunden, Urlaub, Zuschläge, Leistungen, Einbehalte und Abzüge werden automatisch in die monatliche Gehaltsabrechnung übernommen.
Urlaub und Leistungen
Jahresurlaub, krankheitsbedingte Abwesenheiten, unbezahlter Urlaub, Bildungsurlaub und Sonderurlaub können in der Anwendung verwaltet werden.
Meldungen und Berichte
Die Anwendung erstellt die für die Meldung von Beiträgen, Steuern und Gehaltseinkünften erforderlichen Erklärungen und Dateien.
Überwachung der Personalausgaben
Ausgaben können nach Personalkategorien, Haushaltspositionen, Ausgabenparagraphen und Kostenstellen überwacht werden.
ORGANISATION DER PERSONALDATEN
Eine an die Einrichtung angepasste Struktur
Die Daten können entsprechend der tatsächlichen Struktur der Einrichtung organisiert werden, während sich der Benutzerzugriff nach Rollen und Verantwortlichkeiten konfigurieren lässt.
Einrichtung
Abteilungen
Organisationseinheiten
Stellen
Kostenstellen
Sicherer Zugriff
FUNKTIONEN
Wichtigste abgebildete Prozesse
Die Funktionen sind in Kategorien gegliedert, um einen schnellen Überblick über die im Modul verfügbaren Vorgänge zu ermöglichen.
Personal- und Vertragsverwaltung
- Speicherung persönlicher Daten, Angaben aus Ausweisdokumenten, Dienstalter und Urlaubsinformationen.
- Erfassung von Stellen, Dienstgraden, Gehaltsstufen, Arbeitsorten und Arbeitsbedingungen.
- Verwaltung von Vollzeit- und Teilzeitverträgen sowie befristeten und unbefristeten Arbeitsverträgen.
- Verwaltung von Entsendungen, Rentnern, Beratern, Rechnungsprüfern und anderen Kategorien von Einkommensempfängern.
- Erfassung der Art des Beschäftigungsverhältnisses, der Vertragsnummer sowie des Beginns und des Ablaufdatums.
- Verfolgung von Änderungen im Vertragsverhältnis mit dem Mitarbeiter.
- Erfassung unterhaltsberechtigter Personen und der entsprechenden Abzüge.
- Überwachung des Ablaufs persönlicher und beruflicher Dokumente.
- Einsicht in den Gehaltsverlauf der vergangenen Monate.
Organigramm und Organisationsstruktur
- Konfiguration von Einrichtungen, Abteilungen, Organisationseinheiten und Stellen.
- Erstellung und Aktualisierung des Organigramms und des Stellenplans.
- Erstellung von Auswertungen zu Personalbewegungen.
- Zeitlich befristete Versetzung von Mitarbeitern von einer Stelle auf eine andere.
- Verfolgung des Personals nach Kategorien, Stellen, Kostenstellen und internen Strukturen.
- Differenzierter Datenzugriff entsprechend den Benutzerberechtigungen.
Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung
- Gehaltsabrechnung für Vollzeit- und Teilzeitverträge.
- Abrechnung für alle Personalkategorien und Einkunftsarten.
- Erfassung von Arbeitsstunden, Nachtstunden, Überstunden, genehmigten Abwesenheiten und Projektstunden in der Zeiterfassung.
- Automatische Übernahme der Zeiterfassungsdaten in die monatliche Gehaltsabrechnung.
- Konfiguration von Zuschlägen, Berechnungsgrundlagen, Leistungen, Anreizen und Prämien.
- Konfiguration von Verpflegungszuschüssen, Einbehalten, Abzügen und weiteren Gehaltsbestandteilen.
- Berechnung von Gehaltsdifferenzen für vorangegangene Monate.
- Erstellung der Abrechnung für Gehaltsdifferenzen.
- Simulation der Gehaltsabrechnung für Haushaltsprognosen.
- Warnung bei einem negativen Auszahlungsbetrag oder anderen Unstimmigkeiten.
Urlaub und Leistungen
- Erfassung genommener, verbleibender und übertragener Urlaubstage.
- Berechnung des Urlaubsentgelts.
- Verwaltung von Sonderurlaub, Bildungsurlaub und Urlaub für berufliche Weiterbildung.
- Erfassung von Zusatzurlaub und unbezahltem Urlaub.
- Berechnung der Leistungen für krankheitsbedingte Abwesenheiten und Aufteilung der vom Arbeitgeber beziehungsweise vom FNUASS bezahlten Tage.
- Erfassung krankheitsbedingter Abwesenheiten nach Leistungscodes und Leistungskategorien.
- Rückwirkende Erfassung von Einkünften und Tagen für neue Mitarbeiter oder Mitarbeiter mit ruhendem Arbeitsverhältnis.
- Warnmeldungen bei Abweichungen zwischen Zeiterfassung, Urlaub und verfügbaren Ansprüchen.
Meldungen und Berichtigungen
- Übernahme und Verarbeitung der für die automatische Erstellung von Meldungen erforderlichen Daten.
- Erstellung der Meldungen D112, D205 und D100 entsprechend den verwalteten Einkommenskategorien.
- Gehaltsberechnung für Auswahlkommissionen, Sonderkommissionen und andere Kommissionen.
- Erstellung der Dateien für Beiträge und Einkommensteuer.
- Prüfung der Abweichungen zwischen der Gehaltsabrechnung und den in D112 gemeldeten Daten.
- Berichtigung eines bereits in der Anwendung abgeschlossenen Monats.
- Erstellung berichtigter Meldungen und Berichte.
- Korrekte erneute Übermittlung der Berichte nach Durchführung der Änderungen.
Berichte, Bescheinigungen und Exporte
- Erstellung von Bescheinigungen und Berichten direkt aus den vorhandenen Daten.
- Erstellung von Ad-hoc-Managementauswertungen.
- Überwachung der Ausgaben nach Personalkategorien.
- Erstellung statistischer Auswertungen und der Daten für Steuerunterlagen.
- Erstellung konfigurierbarer Berichte durch Filterung und Sortierung der Informationen.
- Export von Personal- und Gehaltsdaten nach Excel.
- Export des Änderungsverlaufs und der Gehaltsbestandteile.
- Versand der Gehaltsabrechnung an die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters.
INTEGRATIONEN UND WORKFLOWS
Für Buchhaltung und Berichterstattung vorbereitete Daten
Die im Modul berechneten Informationen können in Finanz-, Buchhaltungs-, Bank- und Berichtsprozessen verwendet werden, ohne die Daten manuell erneut erfassen zu müssen.
APLxPERT Buchhaltung
Personalausgaben werden nach Haushaltspositionen und Ausgabenparagraphen erstellt, um sie in die Finanz- und Buchhaltungsdaten zu integrieren.
Bankzahlungen
Die Anwendung erstellt Dateien mit den Beträgen, die auf die Bankkonten der Mitarbeiter überwiesen werden müssen.
Steuererklärungen
Beitrags- und Steuerdaten werden für die Meldungen D112, D205 und D100 vorbereitet.
Gehaltsabrechnungen per E-Mail
Gehaltsabrechnungen können direkt an die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter gesendet werden.
Excel-Export
Personaldaten, Gehaltsdaten und deren Verlauf können im Excel-Format exportiert werden.
Managementberichte
Auswertungen zu Personalausgaben und statistische Kennzahlen können direkt aus den geprüften Daten erstellt werden.
APLxPERT · PERSONALWESEN / GEHALTSABRECHNUNG
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