Haushaltsplanung und -vollzug
Haushaltsplanung nach Finanzierungsquellen, Anpassungen, Freigabe von Haushaltsmitteln und Überwachung der Mittelverteilung auf untergeordnete Einrichtungen und Haushaltsindikatoren.
APLxPERT-MODUL · CO
Haushaltsbuchhaltung
Das APLxPERT-Buchhaltungsmodul verwaltet den Haushalt der öffentlichen Einrichtung, überwacht den Haushaltsvollzug, verbucht die Geschäftsvorgänge und erstellt Finanzberichte sowie ForExeBug-Meldungen.
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ALOP
Dokumente gemäß OMFP 1140/2025
ForExeBug
Integrierte nationale Berichterstattung
8XX
Buchungssätze für Haushaltsmittel
Excel
Export von Berichten und Saldenlisten
HAUPTFUNKTIONEN
Was das Modul konkret leistet
Das Modul deckt die wichtigsten Haushalts-, Finanz-, Buchhaltungs- und Vermögensprozesse der Einrichtung in einem einheitlichen, integrierten System ab.
Verwaltung der ALOP-Dokumente
Verwaltung von Begründungsunterlagen und Zahlungsanordnungen mit automatischer Erfassung von haushaltsbezogenen und rechtlichen Verpflichtungen.
Lieferanten, Kunden und Verträge
Verbuchung eingehender und ausgestellter Rechnungen, Überwachung der Verträge mit Partnern und Erfassung der auf Ebene der Gebietskörperschaft getätigten Investitionen.
Kassen- und Bankgeschäfte
Erfassung von Zahlungseingängen, Zahlungen, Einnahmen der Einrichtung und Bankgeschäften einschließlich der zugehörigen Buchungsunterlagen.
Materialien, Bestände und Vermögen
Verwaltung von Materialien, Inventargegenständen, Lebensmitteln und Anlagevermögen einschließlich der Überwachung von Beständen und Vermögensvorgängen.
Finanzberichte und ForExeBug
Erstellung monatlicher, vierteljährlicher und jährlicher Einzel- oder Gesamtberichte sowie der für das nationale ForExeBug-System erforderlichen Formulare.
FINANZ- UND BUCHHALTUNGSABLAUF
Alle wichtigen Vorgänge in einem einzigen System
Die in den verbundenen Modulen erfassten Informationen werden automatisch in die Buchhaltung und das Haushaltsvollzugskonto übernommen, wodurch wiederholte Dateneingaben reduziert werden.
Haushalt und Vollzug
ALOP-Dokumente
Rechnungen und Verträge
Kasse und Bank
Güter und Vermögen
Finanzberichterstattung
FUNKTIONEN
Wichtigste abgebildete Prozesse
Die Funktionen sind in Kategorien gegliedert, um einen schnellen Überblick über die im Modul verfügbaren Vorgänge zu ermöglichen.
Haushalt und Haushaltsvollzug
- Erfassung und Verwaltung des Haushalts für die eigene Tätigkeit und die untergeordneten Einheiten.
- Festlegung des geplanten Haushalts nach Finanzierungsquellen und Konfiguration der Haushaltsstruktur.
- Erfassung von Haushaltsanpassungen und der Freigabe von Haushaltsmitteln.
- Überwachung der Mittelverteilung auf untergeordnete Einrichtungen und Haushaltsindikatoren.
- Vermeidung der Überschreitung der auf Ebene des Haushaltsindikators genehmigten Mittel.
- Automatische Erstellung von Buchungssätzen mit Konten der Klasse 8XX für Haushaltsmittel.
- Automatische Übernahme von Ausgaben, Zahlungen und Einnahmen in das Haushaltsvollzugskonto.
- Jederzeitige Einsicht in das Haushaltsvollzugskonto auf Grundlage der vorhandenen Ist-Daten.
ALOP-Dokumente und Verpflichtungen
- Erfassung von Begründungsunterlagen und Zahlungsanordnungen gemäß OMFP 1140/2025.
- Anzeige der noch verfügbaren Mittel für Ausgabenverpflichtungen.
- Erfassung von Haushaltsverpflichtungen auf dem außerbilanziellen Konto 806.60.00.
- Erfassung rechtlicher Verpflichtungen auf dem außerbilanziellen Konto 806.70.00.
- Erzeugung von Informationen durch die Verarbeitung von Primärbelegen in der Anwendung.
- Datenimport aus der CAB–ForExeBug-Anwendung.
Finanz- und Buchhaltungsvorgänge
- Erfassung und Verbuchung der von Lieferanten erhaltenen Rechnungen.
- Erfassung und Verbuchung der an Kunden ausgestellten Rechnungen.
- Erfassung und Überwachung der Verträge mit den Partnern der Einrichtung.
- Verwaltung der Investitionsliste und Überwachung der Investitionsverträge.
- Erfassung und Verbuchung der Einnahmen der Einrichtung.
- Erfassung der Kassen- und Bankgeschäfte.
- Import und Überwachung der Personalausgaben.
- Automatische Erstellung von Zahlungsaufträgen für Personalausgaben.
Materialien und Inventargegenstände
- Erfassung von Materialien, Inventargegenständen und Lebensmitteln.
- Automatische Erstellung des Wareneingangsbelegs bei der Erfassung des Eingangsdokuments.
- Zuordnung der Güter zu Nutzungsorten und verantwortlichen Personen.
- Jederzeitige Anzeige der Bestände während des Haushaltsjahres.
- Prüfung der Abgänge anhand des zum Zeitpunkt der Dokumentverarbeitung vorhandenen Bestands.
- Filterung der Informationen nach Lager, NIR, Lieferant, Kategorie, Gut oder Wert.
- Erstellung von Bestandsbilanzen, Zu- und Abgangsübersichten sowie Lagerkarten.
- Erstellung der für die Inventur erforderlichen Listen.
Anlagevermögen
- Erfassung und Buchhaltung des Anlagevermögens in einem eigenen Untermodul.
- Berechnung der Abschreibung nach Erfassung aller Vorgänge des betreffenden Zeitraums.
- Neubewertung des Anlagevermögens zum beizulegenden Zeitwert oder anhand des Verbraucherpreisindex.
- Berechnung der aus der Neubewertung der Vermögenswerte resultierenden Differenzen.
- Automatische Erstellung von Buchungssätzen bei der Verarbeitung der entsprechenden Dokumente.
- Nutzung des Untermoduls eigenständig oder integriert in die Finanz- und Buchhaltungskomponente.
Finanzberichte
- Erstellung monatlicher, vierteljährlicher und jährlicher Finanzberichte.
- Erstellung von Einzel- oder Gesamtberichten einschließlich der untergeordneten Einheiten.
- Automatische Erstellung der Bilanz und der zugehörigen Anlagen.
- Öffnen der Berichte zur Prüfung und Bearbeitung vor der Übermittlung.
- Prüfung der Zusammenhänge innerhalb der Formulare.
- Prüfung der Zusammenhänge zwischen den Berichtsformularen.
- Warnung des Nutzers vor möglichen Unstimmigkeiten.
- Erstellung von DBF-Dateien für die verfügbaren Berichtsarten.
Berichterstattung im ForExeBug-System
Die Anwendung erstellt automatisch die Formulare, die für die Berichterstattung der Einrichtungen im nationalen ForExeBug-System erforderlich sind.
- F1115 – Haushaltsvollzug außerhalb der Staatskasse.
- F1101 – Eröffnungssaldenliste.
- F1102 – Saldenliste.
- F1103 – Einzelhaushalt.
- F1104 – Gesamtbudget.
- F1105 – Sachanlagen.
- F1107 – Immaterielle Vermögenswerte.
- F1110 – Aufstellung der Änderungen in der Vermögensstruktur.
- F1111 – Aufstellung der von öffentlichen Einrichtungen gehaltenen Aktien.
- F1112 – Aufstellung der Aktien und Gesellschaftsanteile.
- F1113 – Bestandsübersicht.
- F1114 – Aufstellung der geleisteten Zahlungen und gemeldeten Beträge.
- F1118 – Ausstehende Zahlungen.
- F1122 – Projekte mit externer Finanzierung.
- F1123 – Programmausgaben.
- F1125 – Aufstellung der finanziellen Vermögenswerte und Verbindlichkeiten.
- F1127 – Offene Saldenliste für Monat 12.
- F1144 – Kapitalflussrechnung bei der Staatskasse und bei Kreditinstituten.
NATIVE INTEGRATIONEN
Datenfluss ohne manuelle Eingriffe
Das Modul übernimmt Informationen aus den verbundenen Komponenten und reduziert dadurch wiederholte Dateneingaben sowie den Zeitaufwand für Finanz- und Buchhaltungsvorgänge.
Kommunale Steuern und Abgaben
Die von der kommunalen Steuerabteilung bearbeiteten Steuervorgänge und Einnahmen werden in die Buchhaltung übernommen.
Wirtschaftliche Tätigkeiten
Die im Modul Wirtschaftliche Tätigkeiten verwalteten Vorgänge, Rechnungen und Zahlungseingänge werden in das Buchhaltungsmodul übernommen.
Gehaltsabrechnung und Personal
Personalausgaben werden automatisch importiert und die zugehörigen Zahlungsaufträge können direkt im System erstellt werden.
Anlagevermögen
Buchungssätze zu Abschreibungen, Übertragungen, Aussonderungen und Neubewertungen werden in die Finanz- und Buchhaltungskomponente übernommen.
Verträge
Rechnungen, Einnahmen, Zahlungseingänge und vertragsbezogene Informationen werden in die Buchhaltung übernommen.
CAB und ForExeBug
Informationen zu Verpflichtungen werden aus CAB importiert, während die für die nationale Berichterstattung erforderlichen Formulare automatisch erstellt werden.
VORTEILE UND NUTZEN
Effizientere Finanz- und Buchhaltungsprozesse
Die Automatisierung von Vorgängen und die Zentralisierung von Informationen reduzieren den Arbeitsaufwand und erleichtern den Zugriff auf die für die tägliche Arbeit und Managemententscheidungen erforderlichen Daten.
Kürzere Bearbeitungszeit
Verkürzt die für Zahlungen, Dokumente und regelmäßige Berichte erforderliche Bearbeitungszeit.
Weniger Aufwand und geringere Kosten
Die Prozessautomatisierung reduziert den internen Aufwand für Finanz- und Buchhaltungstätigkeiten.
Anbindung an andere Systeme
Daten können aus Gehaltsabrechnung, Kommunalen Steuern und Abgaben, Verträgen, Elektronischer Registratur, CAB, SPV und ForExeBug importiert werden.
Konsolidierte Daten
Ermöglicht den Zugriff auf und die Konsolidierung von Informationen der Einrichtung und ihrer untergeordneten Einheiten über Intranet und Internet.
Aktueller Vermögensstand
Bietet jederzeit Zugriff auf den Vermögensstand der Einrichtung auf Grundlage der im System erfassten Werte.
Unterstützung von Managemententscheidungen
Die erforderlichen Informationen können entsprechend den betrieblichen Anforderungen und den Bedürfnissen der Einrichtungsleitung schnell abgerufen werden.
APLxPERT · HAUSHALTSBUCHHALTUNG
Wie würde die Haushaltsverwaltung ohne wiederkehrende Vorgänge aussehen?
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