Înregistrarea documentelor
Sunt gestionate documentele de intrare, ieșire și interne, cu alocarea automată a numerelor din registrele configurate.
Modul APLxPERT · REG
Registratură electronică
Modulul APLxPERT Registratură gestionează documentele instituției pe întreaga durată de viață, de la înregistrare și repartizare până la avizare, soluționare, semnare și arhivare.
Solicită o prezentare
Automat
Alocarea numerelor de înregistrare
PDF
Generare, scanare și semnare
OCR
Indexarea conținutului scanat
Excel
Export liste și rapoarte
Capabilități principale
Ce face modulul, concret
Funcționalitățile acoperă înregistrarea, circulația, avizarea, soluționarea și regăsirea documentelor din instituție.
Fluxuri de lucru și avizare
Documentele pot circula secvențial sau paralel între utilizatori și departamente, conform organigramei instituției.
Semnare electronică
Documentele pot fi generate, avizate, transformate în PDF și semnate electronic la finalul fluxului.
Scanare și OCR
Documentele pot fi scanate direct în aplicație, corectate înainte de salvare și indexate pentru căutarea în conținut.
Urmărirea termenelor
Sistemul afișează starea documentului, responsabilul, durata de procesare și timpul rămas până la termen.
Căutare și trasabilitate
Documentele pot fi filtrate după număr, tip, emitent, destinatar, departament, stare și alte criterii.
Fluxul documentelor
De la înregistrare la soluționare
Fiecare etapă este urmărită în sistem, iar utilizatorii primesc documentele și notificările în funcție de rolul și responsabilitățile stabilite.
Înregistrare
Repartizare
Circulație
Avizare
Semnare
Finalizare
Funcționalități
Principalele procese gestionate
Funcționalitățile sunt grupate în categorii pentru o consultare rapidă a operațiunilor disponibile în modul.
Înregistrarea și administrarea documentelor
- Înregistrarea și gestionarea documentelor de intrare, ieșire și a documentelor interne.
- Alocarea automată a numerelor de înregistrare în funcție de tipul documentului.
- Definirea mai multor registre de numere și stabilirea valorii de început.
- Definirea tipurilor de documente, a departamentelor, circulației și registrelor asociate.
- Atribuirea mai multor numere de înregistrare aceluiași document, din registre diferite.
- Determinarea automată a tipului documentului de ieșire pornind de la documentul de intrare.
- Conexarea automată a documentelor de intrare cu documentele de răspuns.
- Adăugarea unui număr nelimitat de atașamente.
- Reutilizarea datelor emitenților și destinatarilor introduși anterior.
- Consultarea istoricului corespondenței cu o persoană fizică sau juridică.
Formulare, versionare și semnare electronică
- Definirea formularelor standard pentru răspunsuri, documente interne și alte tipuri de acte.
- Preluarea automată în document a datelor instituției și ale persoanelor implicate.
- Generarea documentelor pe baza șabloanelor configurate.
- Conversia automată a documentelor în format PDF.
- Modificarea controlată a conținutului prin mecanisme de tip check-in și check-out.
- Versionarea automată a fiecărei modificări.
- Consultarea istoricului versiunilor.
- Revenirea la o versiune anterioară a documentului.
- Alocarea numărului de înregistrare la finalul fluxului.
- Semnarea electronică a documentului final.
Scanare, corectare și OCR
- Scanarea documentelor direct din aplicație.
- Vizualizarea fișierului înainte de încărcare.
- Rotirea paginilor scanate incorect.
- Reorganizarea ordinii paginilor.
- Selectarea și salvarea doar a anumitor pagini într-un fișier separat.
- Recunoașterea optică a caracterelor prin OCR.
- Indexarea conținutului documentelor scanate.
- Căutarea documentelor inclusiv după textul din interiorul acestora.
Circulația documentelor și fluxurile de avizare
- Definirea utilizatorilor pe baza organigramei instituției.
- Transmiterea documentelor pe fluxuri secvențiale sau paralele.
- Selectarea utilizatorilor și departamentelor implicate în flux.
- Crearea grupurilor de utilizatori.
- Definirea înlocuitorilor pentru utilizatorii indisponibili.
- Alocarea simultană a mai multor documente către același utilizator.
- Vizualizarea raportului de activitate, circulație și notificări pentru fiecare document.
- Stocarea timpilor de circulație între utilizatori și departamente.
- Calcularea duratei totale de soluționare.
- Generarea statisticilor privind eficiența proceselor interne.
Notificări, termene și documentele utilizatorului
- Notificarea utilizatorilor prin mesaje în aplicație.
- Transmiterea notificărilor prin SMS și e-mail.
- Activarea sau dezactivarea notificărilor de către fiecare utilizator.
- Afișarea stării documentelor și a persoanei la care se află în lucru.
- Afișarea datei de la care documentul este în lucru.
- Calcularea timpului rămas până la termenul de soluționare.
- Evidențierea documentelor nealocate.
- Evidențierea documentelor cu termen expirat.
- Secțiune dedicată documentelor curente, finalizate și expirate ale utilizatorului autentificat.
Căutare, liste și raportare
- Căutarea documentelor după număr și dată de înregistrare.
- Căutarea după numărul și data documentului terțului.
- Filtrarea după tipul documentului și tipul de act.
- Filtrarea după emitent sau destinatar.
- Filtrarea după utilizatorul sau departamentul la care se află documentul.
- Filtrarea după stare și modalitatea de intrare sau ieșire.
- Tipărirea listelor de intrări și ieșiri în formatul cerut.
- Exportul listelor și situațiilor în format Excel.
- Generarea de situații și rapoarte ad-hoc prin filtrarea datelor existente.
Corespondență și expediere poștală
- Selectarea documentelor care urmează să fie transmise prin poștă.
- Generarea borderourilor pentru Poșta Română.
- Tipărirea confirmărilor de primire.
- Evidența documentelor pregătite pentru expediere.
- Asocierea documentelor expediate cu datele destinatarului.
- Consultarea istoricului corespondenței cu beneficiarii.
Integrări native
Documente preluate și înregistrate automat
Modulul se conectează cu principalele aplicații și servicii ale instituției, eliminând introducerea repetată a documentelor și datelor.
Căsuțe de e-mail
Mesajele și atașamentele pot fi accesate și înregistrate direct din aplicație, în funcție de drepturile utilizatorului.
RO e-Factura
Facturile primite sunt înregistrate automat, primesc număr de intrare și sunt transmise pe fluxul de soluționare.
CityOn
Cererile trimise prin portalul cetățeanului primesc număr de înregistrare și sunt direcționate automat către compartimentul responsabil.
Impozite și Taxe
Documentele emise primesc număr de înregistrare, iar cererea și răspunsul sunt conexate automat.
Registru Agricol
Adeverințele primesc automat număr de înregistrare și sunt asociate cererilor depuse.
Personal / Salarizare
Adeverințele generate în modulul de salarizare pot primi automat număr din registratura instituției.
Comercial / Contracte
Documentele generate în cadrul activității comerciale pot fi înregistrate și transmise pe fluxurile instituției.
Servicii web
Datele și documentele pot fi puse la dispoziția altor aplicații prin servicii de integrare.
APLxPERT · Registratură electronică
Vrei să știi în orice moment unde se află fiecare document?
Află cum poți înregistra, repartiza și urmări documentele într-un flux adaptat instituției tale.
Descoperă cum funcționează