Politica de confidențialitate

Ultima actualizare: 17 iulie 2026

Această Politică de confidențialitate explică modul în care SOBIS AP S.R.L. prelucrează datele cu caracter personal ale persoanelor care accesează site-ul sobis-ap.ro, care ne contactează prin intermediul formularului de contact, telefonic ori prin e-mail, care utilizează pagina de suport online disponibilă pe site sau care transmit o candidatură pentru unul dintre posturile publicate în secțiunea Cariere.

Site-ul sobis-ap.ro este un site de prezentare a companiei, a echipei și a soluțiilor software oferite pentru administrația publică. Site-ul poate include, de asemenea, o pagină de suport online prin care utilizatorii pot solicita conectarea sau suportul pentru anumite aplicații și module software, precum și o secțiune Cariere în care sunt publicate posturile disponibile și informațiile necesare transmiterii unei candidaturi.

1. Cine suntem

Operatorul datelor cu caracter personal este:

Denumire: SOBIS AP S.R.L.
Adresă de contact: Str. Șerbota, nr. 1A, et. 5, 550247 Sibiu, România
CUI: RO52200796
Nr. Reg. Com.: J2025054527006
E-mail: office@sobis-ap.ro
Telefon: +40 743 238 343

2. Ce date prelucrăm

2.1. Date transmise prin formularul de contact

Prin formularul de contact de pe site putem colecta următoarele date, în funcție de informațiile completate de utilizator:

nume — câmp obligatoriu;
adresă de e-mail — câmp obligatoriu;
număr de telefon — câmp opțional;
subiectul solicitării — câmp opțional;
mesajul transmis — câmp destinat descrierii solicitării.

2.2. Date transmise prin pagina de suport online

Prin pagina de suport online pot fi colectate următoarele date, în funcție de formularul completat și de soluția pentru care se solicită conectarea sau suportul:

numele instituției;
CUI-ul instituției;
numele utilizatorului;
soluția, aplicația sau modulul pentru care se solicită conectarea ori suportul.

Pagina de suport online poate include formulare dedicate pentru diferite soluții software, precum Asistență Socială, CityOn, Contabilitate / Mijloace Fixe, Impozite și Taxe, Registrul Agricol, Registratură, Salarii, Suport Contracte WEB, Urbanism sau alte module similare.

2.3. Date prelucrate în cadrul recrutării

Atunci când o persoană transmite o candidatură pentru unul dintre posturile publicate în secțiunea Cariere, inclusiv prin e-mail, putem colecta și prelucra următoarele categorii de date:

numele și prenumele candidatului;
adresa de e-mail și numărul de telefon;
CV-ul și informațiile incluse în acesta;
informații privind experiența profesională, studiile, calificările, competențele și aptitudinile candidatului;
postul sau posturile pentru care persoana candidează;
scrisoarea de intenție, mesajul de prezentare sau alte informații furnizate în legătură cu candidatura;
portofolii profesionale, profiluri profesionale sau linkuri transmise voluntar de candidat;
informații comunicate în timpul discuțiilor, interviurilor, evaluărilor sau altor etape ale procesului de selecție;
orice alte informații pe care candidatul decide să le transmită voluntar în legătură cu procesul de recrutare.

În funcție de postul vizat, putem solicita informații suplimentare relevante pentru verificarea îndeplinirii cerințelor profesionale, numai în măsura în care acestea sunt necesare și permise de legislația aplicabilă.

Recomandăm candidaților să nu includă în CV sau în mesajele transmise informații care nu sunt necesare procesului de recrutare, precum codul numeric personal, seria și numărul actului de identitate, informații privind sănătatea, convingerile religioase, opiniile politice, apartenența sindicală sau alte categorii speciale de date, cu excepția situațiilor în care furnizarea acestora este solicitată în mod legal și este necesară pentru postul respectiv.

Candidații sunt rugați să nu transmită date personale aparținând altor persoane, cu excepția situației în care au dreptul de a face acest lucru și transmiterea este necesară procesului de recrutare.

2.4. Date tehnice

Atunci când site-ul este accesat, pot fi prelucrate date tehnice, precum adresa IP, tipul browserului, dispozitivul folosit, sistemul de operare, data și ora accesării sau informații privind interacțiunea cu site-ul, în măsura necesară pentru funcționarea, securitatea și administrarea site-ului.

3. Scopurile prelucrării

Datele personale pot fi prelucrate pentru următoarele scopuri:

preluarea, analizarea și soluționarea solicitărilor transmise prin formularul de contact;
contactarea utilizatorului pentru a răspunde mesajului transmis;
comunicarea de informații despre serviciile și soluțiile SOBIS AP, atunci când solicitarea are legătură cu acestea;
identificarea instituției și a utilizatorului care solicită acces, conectare sau suport pentru soluțiile SOBIS AP;
facilitarea conectării către aplicațiile sau modulele software corespunzătoare;
gestionarea solicitărilor de suport tehnic, operațional sau administrativ;
primirea, înregistrarea și administrarea candidaturilor;
analizarea CV-urilor, a experienței profesionale, a studiilor, competențelor și calificărilor candidaților;
evaluarea compatibilității candidaților cu cerințele posturilor disponibile;
contactarea candidaților și organizarea interviurilor, discuțiilor sau etapelor de evaluare;
desfășurarea proceselor de selecție și recrutare;
comunicarea rezultatului sau a evoluției procesului de recrutare;
verificarea informațiilor profesionale relevante pentru postul vizat, în limitele permise de lege;
pregătirea demersurilor și documentelor necesare încheierii unui contract individual de muncă, în cazul candidatului selectat;
păstrarea candidaturii pentru alte oportunități profesionale, atunci când candidatul și-a exprimat acordul în acest sens;
constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi și interese legitime legate de procesul de recrutare;
administrarea, funcționarea și securizarea site-ului;
prevenirea utilizării abuzive a formularelor și protejarea aplicațiilor sau serviciilor asociate;
respectarea obligațiilor legale aplicabile.

4. Temeiul legal al prelucrării

Prelucrarea datelor se realizează în baza unuia sau mai multor temeiuri legale, după caz:

interes legitim — pentru a răspunde solicitărilor primite, pentru administrarea comunicării profesionale, pentru gestionarea solicitărilor de suport, pentru identificarea instituțiilor și utilizatorilor, pentru organizarea proceselor de recrutare, pentru administrarea candidaturilor, pentru protejarea drepturilor companiei și pentru securizarea site-ului;
executarea unui contract sau efectuarea unor demersuri înainte de încheierea unui contract — atunci când solicitarea utilizatorului are legătură cu serviciile, soluțiile sau aplicațiile oferite de SOBIS AP, cu servicii contractate de instituția reprezentată de utilizator sau atunci când candidatul solicită participarea la un proces de selecție în vederea unei posibile angajări;
obligație legală — atunci când legislația impune păstrarea, verificarea sau transmiterea anumitor informații;
consimțământ — în situațiile în care acesta este necesar, inclusiv pentru păstrarea CV-ului în vederea unor oportunități profesionale viitoare, pentru cookies neesențiale sau pentru alte funcționalități care necesită acordul utilizatorului.

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, persoana vizată își poate retrage consimțământul în orice moment. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării realizate înainte de retragerea acestuia.

5. Cât timp păstrăm datele

Datele transmise prin formularul de contact sunt păstrate pe durata necesară pentru analizarea și soluționarea solicitării, precum și pentru gestionarea comunicării ulterioare, dacă este cazul.

Datele transmise prin pagina de suport online sunt păstrate pe durata necesară pentru verificarea solicitării, identificarea instituției și a utilizatorului, oferirea suportului solicitat și gestionarea eventualelor comunicări ulterioare.

Datele și documentele transmise în cadrul unei candidaturi sunt păstrate pe durata desfășurării procesului de recrutare pentru postul vizat.

În cazul candidaților care nu sunt selectați, datele aferente candidaturii pot fi păstrate pentru o perioadă de maximum 6 luni de la finalizarea procesului de recrutare, în scopul gestionării eventualelor solicitări, clarificări sau situații legate de procesul de selecție. După expirarea acestei perioade, datele vor fi șterse sau anonimizate, cu excepția cazului în care există un alt temei legal pentru păstrarea lor.

În cazul în care candidatul își exprimă acordul pentru păstrarea CV-ului în vederea unor oportunități profesionale viitoare, CV-ul și datele asociate pot fi păstrate pentru o perioadă de maximum 12 luni de la data acordării consimțământului. După expirarea acestei perioade, datele vor fi șterse, cu excepția cazului în care candidatul își reînnoiește acordul.

Candidatul își poate retrage în orice moment acordul privind păstrarea CV-ului pentru oportunități viitoare, prin transmiterea unei solicitări la adresa office@sobis-ap.ro.

În cazul candidatului selectat, datele necesare angajării pot fi incluse în dosarul de personal și vor fi prelucrate în continuare conform obligațiilor legale și regulilor aplicabile raportului de muncă.

În cazul în care o solicitare are legătură cu o relație contractuală sau precontractuală, anumite date pot fi păstrate conform obligațiilor legale aplicabile sau pe durata necesară administrării relației respective.

Datele tehnice necesare funcționării și securizării site-ului sunt păstrate pentru perioade limitate, în funcție de scopul pentru care sunt colectate.

6. Cine poate avea acces la date

Datele transmise prin site pot fi accesibile personalului autorizat SOBIS AP care administrează site-ul, infrastructura tehnică, serviciile de e-mail, securitatea IT, relația cu clienții și activitatea de suport.

Datele introduse în formularele de suport online pot fi accesibile personalului autorizat SOBIS AP responsabil cu suportul tehnic, administrarea aplicațiilor, infrastructura IT și relația cu instituțiile beneficiare.

Datele candidaților pot fi accesate numai de persoanele autorizate implicate în procesul de recrutare, precum reprezentanții managementului, personalul administrativ sau responsabil cu recrutarea, managerii departamentelor pentru care se desfășoară selecția și personalul tehnic care administrează serviciile de e-mail sau infrastructura utilizată.

Atunci când este necesar, anumite date pot fi transmise furnizorilor de servicii utilizați pentru găzduirea site-ului, administrarea serviciilor de e-mail, securitate, mentenanță tehnică sau alte activități de suport. Aceștia vor avea acces numai la informațiile necesare furnizării serviciilor și în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă.

Datele pot fi comunicate autorităților sau instituțiilor publice atunci când această comunicare este impusă de lege.

Nu vindem datele personale către terți.

7. Linkuri către site-uri externe

Site-ul poate conține linkuri către pagini sau servicii externe, inclusiv către site-uri ale unor entități afiliate sau ale grupului din care face parte SOBIS AP S.R.L.

Accesarea acestor linkuri poate duce utilizatorul către site-uri administrate de terți, care pot avea propriile politici de confidențialitate și cookies.

SOBIS AP S.R.L. nu este responsabilă pentru conținutul, politicile sau practicile de prelucrare a datelor aplicate de site-urile externe.

8. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor personale împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării, distrugerii sau divulgării neautorizate.

Accesul la date este acordat numai persoanelor care au nevoie de acestea pentru îndeplinirea atribuțiilor profesionale și este limitat în funcție de rolurile și responsabilitățile acestora.

Utilizatorii au obligația de a transmite informații corecte și de a nu utiliza formularele de contact sau de suport online în scopuri abuzive, neautorizate ori contrare legii.

Candidații sunt responsabili pentru corectitudinea informațiilor transmise și pentru evitarea includerii în CV a datelor excesive sau care nu sunt necesare procesului de recrutare.

Transmiterea datelor prin internet sau e-mail nu poate beneficia de o garanție absolută de securitate. Cu toate acestea, aplicăm măsuri rezonabile pentru protejarea informațiilor aflate sub controlul nostru.

9. Drepturile persoanelor vizate

Conform legislației privind protecția datelor, persoanele vizate, inclusiv candidații, pot avea următoarele drepturi:

dreptul de acces la date;
dreptul la rectificarea datelor inexacte;
dreptul la ștergerea datelor, în condițiile prevăzute de lege;
dreptul la restricționarea prelucrării;
dreptul la opoziție, atunci când prelucrarea se bazează pe interes legitim;
dreptul la portabilitatea datelor, acolo unde este aplicabil;
dreptul de a retrage consimțământul, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ;
dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

Exercitarea acestor drepturi poate fi supusă condițiilor și limitărilor prevăzute de legislația aplicabilă.

Pentru exercitarea drepturilor, persoana vizată poate transmite o solicitare la adresa office@sobis-ap.ro.

10. Cum ne poți contacta

Pentru întrebări privind prelucrarea datelor personale sau pentru exercitarea drepturilor, ne poți contacta la:

SOBIS AP S.R.L.
Str. Șerbota, nr. 1A, et. 5, 550247 Sibiu, România
E-mail: office@sobis-ap.ro
Telefon: +40 743 238 343

11. Modificarea politicii

Putem actualiza periodic această Politică de confidențialitate, inclusiv în cazul modificării funcționalităților site-ului, al adăugării unor noi formulare, servicii sau procese de recrutare ori al modificării cerințelor legale.

Versiunea actualizată va fi publicată pe această pagină și va indica data ultimei actualizări.