Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 17. Juli 2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie SOBIS AP S.R.L. die personenbezogenen Daten von Personen verarbeitet, die die Website sobis-ap.ro besuchen, uns über das Kontaktformular, telefonisch oder per E-Mail kontaktieren, die auf der Website verfügbare Online-Support-Seite nutzen oder sich auf eine der im Bereich „Karriere“ ausgeschriebenen Stellen bewerben.

Die Website sobis-ap.ro stellt das Unternehmen, sein Team und die für die öffentliche Verwaltung angebotenen Softwarelösungen vor. Die Website kann außerdem eine Online-Support-Seite enthalten, über die Nutzer eine Verbindung oder Unterstützung für bestimmte Anwendungen und Softwaremodule anfordern können, sowie einen Karrierebereich, in dem die verfügbaren Stellen und die für eine Bewerbung erforderlichen Informationen veröffentlicht werden.

1. Wer wir sind

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Firmenname: SOBIS AP S.R.L.
Kontaktadresse: Șerbota-Straße 1A, 5. Stock, 550247 Sibiu, Rumänien
Steueridentifikationsnummer (CUI): RO52200796
Handelsregisternummer: J2025054527006
E-Mail: office@sobis-ap.ro
Telefon: +40 743 238 343

2. Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten

2.1. Über das Kontaktformular übermittelte Daten

Über das Kontaktformular auf der Website können wir, abhängig von den vom Nutzer angegebenen Informationen, folgende Daten erheben:

Name — Pflichtfeld;
E-Mail-Adresse — Pflichtfeld;
Telefonnummer — optionales Feld;
Betreff der Anfrage — optionales Feld;
Nachricht – Feld zur Beschreibung der Anfrage.

2.2. Über die Online-Support-Seite übermittelte Daten

Über die Online-Support-Seite können je nach ausgefülltem Formular und der Lösung, für die eine Verbindung oder Unterstützung angefordert wird, folgende Daten erhoben werden:

Name der Einrichtung;;
Steueridentifikationsnummer (CUI) der Einrichtung;;
Name des Nutzers;;
Lösung, Anwendung oder Modul, für die beziehungsweise das eine Verbindung oder Unterstützung angefordert wird.

Die Online-Support-Seite kann eigene Formulare für verschiedene Softwarelösungen enthalten, beispielsweise für Sozialhilfe, CityOn, Buchhaltung / Anlagevermögen, Kommunale Steuern und Abgaben, Landwirtschaftsregister, Registratur, Gehaltsabrechnung, Support für WEB-Verträge, Stadtplanung oder andere ähnliche Module.

2.3. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeitete personenbezogene Daten

Wenn sich eine Person auf eine der im Bereich „Karriere“ ausgeschriebenen Stellen bewirbt, auch per E-Mail, können wir folgende Kategorien personenbezogener Daten erheben und verarbeiten:

Vor- und Nachname der sich bewerbenden Person;
E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
Lebenslauf und die darin enthaltenen Angaben;
Angaben zur Berufserfahrung, Ausbildung, Qualifikation sowie zu den Kenntnissen und Fähigkeiten der sich bewerbenden Person;
die Stelle oder Stellen, auf die sich die Person bewirbt;
Anschreiben, Begleitnachricht oder andere im Zusammenhang mit der Bewerbung übermittelte Informationen;
berufliche Portfolios, berufliche Profile oder freiwillig übermittelte Links;
Informationen, die während Gesprächen, Vorstellungsgesprächen, Beurteilungen oder anderen Phasen des Auswahlverfahrens mitgeteilt werden;
alle weiteren Informationen, die die sich bewerbende Person freiwillig im Zusammenhang mit den Bewerbungsverfahren übermittelt.

Abhängig von der angestrebten Stelle können wir zusätzliche Informationen anfordern, die für die Überprüfung der beruflichen Anforderungen relevant sind, jedoch nur, soweit diese erforderlich und nach den geltenden Rechtsvorschriften zulässig sind.

Wir empfehlen Bewerbern, in ihren Lebensläufen oder übermittelten Nachrichten keine Informationen anzugeben, die für das Bewerbungsverfahren nicht erforderlich sind, wie beispielsweise die persönliche Identifikationsnummer (CNP), Serie und Nummer des Ausweisdokuments, Angaben zur Gesundheit, religiösen Überzeugung, politischen Meinung oder Gewerkschaftszugehörigkeit sowie andere besondere Kategorien personenbezogener Daten, es sei denn, deren Angabe ist gesetzlich vorgeschrieben und für die betreffende Stelle erforderlich.

Bewerber werden gebeten, keine personenbezogenen Daten anderer Personen zu übermitteln, es sei denn, sie sind dazu berechtigt und die Übermittlung ist für das Bewerbungsverfahren erforderlich.

2.4. Technische Daten

Beim Zugriff auf die Website können technische Daten verarbeitet werden, beispielsweise die IP-Adresse, der Browsertyp, das verwendete Gerät, das Betriebssystem, Datum und Uhrzeit des Zugriffs sowie Informationen über die Interaktion mit der Website, soweit dies für den Betrieb, die Sicherheit und die Verwaltung der Website erforderlich ist.

3. Zwecke der Verarbeitung

Personenbezogene Daten können zu folgenden Zwecken verarbeitet werden:

Entgegennahme, Prüfung und Bearbeitung der über das Kontaktformular übermittelten Anfragen;
Kontaktaufnahme mit dem Nutzer, um auf die übermittelte Nachricht zu antworten;
Bereitstellung von Informationen über die Dienstleistungen und Lösungen von SOBIS AP, wenn sich die Anfrage darauf bezieht;
Identifizierung der Einrichtung und des Nutzers bei Anfragen nach Zugang, Verbindung oder Unterstützung für die Lösungen von SOBIS AP;
Ermöglichung der Verbindung zu den entsprechenden Anwendungen oder Softwaremodulen;
Bearbeitung technischer, betrieblicher oder administrativer Supportanfragen;
Entgegennahme, Registrierung und Verwaltung von Bewerbungen;
Prüfung der Lebensläufe, Berufserfahrung, Ausbildung, Kenntnisse und Qualifikationen der Bewerber;
Bewertung der Eignung der Bewerber für die Anforderungen der verfügbaren Stellen;
Kontaktaufnahme mit Bewerbern und Organisation von Vorstellungsgesprächen, Gesprächen oder Bewertungsphasen;
Durchführung von Auswahl- und Einstellungsverfahren;
Mitteilung des Ergebnisses oder des aktuellen Stands des Bewerbungsverfahrens;
Überprüfung der für die angestrebte Stelle relevanten beruflichen Angaben innerhalb der gesetzlich zulässigen Grenzen;
Vorbereitung der Schritte und Unterlagen, die für den Abschluss eines individuellen Arbeitsvertrags mit dem ausgewählten Bewerber erforderlich sind;
Aufbewahrung der Bewerbung für andere berufliche Möglichkeiten, sofern der Bewerber dem zugestimmt hat;
Feststellung, Ausübung oder Verteidigung von Rechten und berechtigten Interessen im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren;
Verwaltung, Betrieb und Absicherung der Website;
Verhinderung der missbräuchlichen Nutzung der Formulare und Schutz der damit verbundenen Anwendungen oder Dienste;
Erfüllung der geltenden gesetzlichen Verpflichtungen.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt je nach Fall auf Grundlage einer oder mehrerer der folgenden Rechtsgrundlagen:

Berechtigte Interessen – zur Beantwortung eingegangener Anfragen, zur Verwaltung der geschäftlichen Kommunikation und der Supportanfragen, zur Identifizierung von Einrichtungen und Nutzern, zur Organisation von Bewerbungsverfahren, zur Verwaltung von Bewerbungen, zum Schutz der Rechte des Unternehmens und zur Absicherung der Website;
Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen – wenn sich die Anfrage des Nutzers auf die von SOBIS AP angebotenen Dienstleistungen, Lösungen oder Anwendungen, auf die von der durch den Nutzer vertretenen Einrichtung vertraglich vereinbarten Dienstleistungen oder auf die Teilnahme eines Bewerbers an einem Auswahlverfahren im Hinblick auf eine mögliche Einstellung bezieht;
Gesetzliche Verpflichtung – wenn gesetzliche Vorschriften die Aufbewahrung, Überprüfung oder Übermittlung bestimmter Informationen vorschreiben;
Einwilligung – wenn diese erforderlich ist, einschließlich zur Aufbewahrung des Lebenslaufs für zukünftige berufliche Möglichkeiten, zur Verwendung nicht notwendiger Cookies oder für andere Funktionen, die eine Einwilligung des Nutzers erfordern.

Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, kann die betroffene Person diese jederzeit widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

5. Wie lange wir die Daten speichern

Die über das Kontaktformular übermittelten Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die Prüfung und Bearbeitung der Anfrage sowie gegebenenfalls für die Verwaltung der anschließenden Kommunikation erforderlich ist.

Die über die Online-Support-Seite übermittelten Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die Prüfung der Anfrage, die Identifizierung der Einrichtung und des Nutzers, die Bereitstellung des angeforderten Supports und die Verwaltung einer möglichen anschließenden Kommunikation erforderlich ist.

Die im Rahmen einer Bewerbung übermittelten Daten und Unterlagen werden für die Dauer des Bewerbungsverfahrens für die angestrebte Stelle gespeichert.

Bei nicht ausgewählten Bewerbern können die Bewerbungsdaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens für einen Zeitraum von höchstens sechs Monaten gespeichert werden, um mögliche Anfragen, Klärungen oder andere mit dem Auswahlverfahren zusammenhängende Angelegenheiten zu bearbeiten. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine andere Rechtsgrundlage für ihre weitere Speicherung besteht.

Stimmt der Bewerber der Aufbewahrung seines Lebenslaufs für zukünftige berufliche Möglichkeiten zu, können der Lebenslauf und die damit verbundenen Daten ab dem Zeitpunkt der Einwilligung für höchstens zwölf Monate gespeichert werden. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden die Daten gelöscht, sofern der Bewerber seine Einwilligung nicht erneuert.

Der Bewerber kann seine Einwilligung zur Aufbewahrung seines Lebenslaufs für zukünftige berufliche Möglichkeiten jederzeit widerrufen, indem er eine entsprechende Anfrage an die folgende E-Mail-Adresse sendet: office@sobis-ap.ro.

Bei einem ausgewählten Bewerber können die für die Beschäftigung erforderlichen Daten in die Personalakte aufgenommen und anschließend gemäß den gesetzlichen Verpflichtungen und den für das Arbeitsverhältnis geltenden Vorschriften weiterverarbeitet werden.

Bezieht sich eine Anfrage auf ein Vertragsverhältnis oder ein vorvertragliches Verhältnis, können bestimmte Daten gemäß den geltenden gesetzlichen Verpflichtungen oder für die zur Verwaltung dieses Verhältnisses erforderliche Dauer gespeichert werden.

Die für den Betrieb und die Sicherheit der Website erforderlichen technischen Daten werden abhängig vom Zweck ihrer Erhebung nur für begrenzte Zeiträume gespeichert.

6. Wer auf die personenbezogenen Daten zugreifen kann

Die über die Website übermittelten Daten können für autorisierte Mitarbeiter von SOBIS AP zugänglich sein, die für die Verwaltung der Website, der technischen Infrastruktur, der E-Mail-Dienste, der IT-Sicherheit, der Kundenbeziehungen oder der Supporttätigkeiten verantwortlich sind.

Die in den Online-Support-Formularen eingegebenen Daten können für autorisierte Mitarbeiter von SOBIS AP zugänglich sein, die für den technischen Support, die Anwendungsverwaltung, die IT-Infrastruktur oder die Beziehungen zu den begünstigten Einrichtungen verantwortlich sind.

Auf die Daten der Bewerber dürfen nur autorisierte Personen zugreifen, die am Bewerbungsverfahren beteiligt sind, beispielsweise Vertreter der Geschäftsleitung, Verwaltungs- oder Personalbeschaffungsmitarbeiter, die Leiter der Abteilungen, für die das Auswahlverfahren durchgeführt wird, sowie technische Mitarbeiter, die die E-Mail-Dienste oder die verwendete Infrastruktur verwalten.

Soweit erforderlich, können bestimmte Daten an Dienstleister übermittelt werden, die für das Hosting der Website, die Verwaltung der E-Mail-Dienste, die Sicherheit, die technische Wartung oder andere Supporttätigkeiten eingesetzt werden. Diese Dienstleister erhalten nur Zugang zu den Informationen, die für die Erbringung ihrer Leistungen erforderlich sind, und nur unter den in den geltenden Rechtsvorschriften festgelegten Bedingungen.

Die Daten können an Behörden oder öffentliche Einrichtungen weitergegeben werden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten an Dritte.

7. Links zu externen Websites

Die Website kann Links zu externen Seiten oder Diensten enthalten, einschließlich zu Websites verbundener Unternehmen oder der Unternehmensgruppe, der SOBIS AP S.R.L. angehört.

Durch das Aufrufen dieser Links kann der Nutzer zu Websites gelangen, die von Dritten betrieben werden und über eigene Datenschutz- und Cookie-Richtlinien verfügen können.

SOBIS AP S.R.L. ist nicht für die Inhalte, Richtlinien oder Datenverarbeitungspraktiken externer Websites verantwortlich.

8. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung, Zerstörung oder unbefugter Offenlegung zu schützen.

Der Zugriff auf personenbezogene Daten wird nur Personen gewährt, die diese zur Erfüllung ihrer beruflichen Aufgaben benötigen, und ist entsprechend ihren Rollen und Verantwortlichkeiten beschränkt.

Nutzer sind verpflichtet, korrekte Informationen anzugeben, und dürfen die Kontakt- oder Online-Support-Formulare nicht für missbräuchliche, unbefugte oder rechtswidrige Zwecke verwenden.

Bewerber sind für die Richtigkeit der von ihnen übermittelten Informationen verantwortlich und müssen vermeiden, übermäßige oder für das Bewerbungsverfahren nicht erforderliche Daten in ihren Lebenslauf aufzunehmen. Dennoch setzen wir angemessene Maßnahmen ein, um die unter unserer Kontrolle stehenden Informationen zu schützen.

9. Rechte der betroffenen Personen

Nach den Datenschutzvorschriften können betroffenen Personen, einschließlich Bewerbern, folgende Rechte zustehen:

das Recht auf Zugang zu den Daten;
das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten;
das Recht auf Löschung der Daten unter den gesetzlich vorgesehenen Voraussetzungen;
das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung;
das Recht auf Widerspruch, wenn die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht;
das Recht auf Datenübertragbarkeit, soweit anwendbar;
das Recht, die Einwilligung zu widerrufen, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht;
das Recht, eine Beschwerde bei der rumänischen nationalen Aufsichtsbehörde für die Verarbeitung personenbezogener Daten einzureichen.

Die Ausübung dieser Rechte kann den in den geltenden Rechtsvorschriften vorgesehenen Bedingungen und Einschränkungen unterliegen.

Zur Ausübung dieser Rechte kann die betroffene Person eine Anfrage an die folgende E-Mail-Adresse senden: office@sobis-ap.ro.

10. So können Sie uns kontaktieren

Bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten oder zur Ausübung deiner Rechte kannst du uns unter folgender Adresse kontaktieren:

SOBIS AP S.R.L.
Șerbota-Straße 1A, 5. Stock, 550247 Sibiu, Rumänien
E-Mail: office@sobis-ap.ro
Telefon: +40 743 238 343

11. Änderung der Richtlinie

Wir können diese Datenschutzerklärung regelmäßig aktualisieren, unter anderem bei Änderungen der Funktionen der Website, bei der Einführung neuer Formulare, Dienste oder Einstellungsverfahren oder bei Änderungen der gesetzlichen Anforderungen.

Die aktualisierte Fassung wird auf dieser Seite veröffentlicht und enthält das Datum der letzten Aktualisierung.