Vertragsverwaltung
Verträge, Nachträge, Gültigkeitszeiträume und der Änderungsverlauf werden über den gesamten Lebenszyklus hinweg verfolgt.
APLxPERT-MODUL · CTR-W
Wirtschaftliche Tätigkeiten / Verträge
Das APLxPERT-Modul Wirtschaftliche Tätigkeiten / Verträge verwaltet den gesamten Lebenszyklus der in der kommunalen Verwaltung verwendeten Verträge – von der Erfassung und Berechnung der Zahlungsverpflichtungen bis hin zu Rechnungsstellung, Zahlungseingang, Benachrichtigung und Berichterstattung.
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ANL
Vermietungen und Ratenverkäufe
e-Factura
Erstellung und Übermittlung von XML-Dateien
POS
Integrierte Zahlungseingänge
Excel
Export von Berichten und Auswertungen
HAUPTFUNKTIONEN
Was das Modul konkret leistet
Die Funktionen umfassen Vertragsverwaltung, Berechnung der Zahlungsverpflichtungen, Rechnungsstellung, Zahlungseingänge, Benachrichtigung der Vertragspartner und Berichterstattung über die wirtschaftlichen Tätigkeiten.
Automatische Berechnung der Zahlungsverpflichtungen
Mieten, Raten, Zinsen, Verzugszuschläge und Zahlungstranchen werden automatisch nach den konfigurierten Regeln berechnet.
Einzel- und Sammelabrechnung
Rechnungen können einzeln oder gleichzeitig für mehrere Verträge erstellt, in der Vorschau angezeigt, gedruckt, storniert oder rückgebucht werden.
Zahlungen über mehrere Kanäle
Zahlungen können an der Kasse, per POS, Zahlungsauftrag, Kassenbeleg oder Online-Zahlung entgegengenommen werden.
Fälligkeiten und Benachrichtigungen
Die Anwendung überwacht Zahlungsfristen, Fälligkeiten und Vertragsabläufe und kann Benachrichtigungen per SMS und E-Mail versenden.
Berichte und Managementauswertungen
Daten können mithilfe zusammenfassender Berichte, Diagramme, Soll-Haben-Salden-Auswertungen und Excel-Exporte analysiert werden.
VERTRAGSARTEN
Für die wirtschaftlichen Tätigkeiten administrativ-territorialer Einheiten konfiguriert
Das Modul enthält die in der kommunalen Verwaltung häufig verwendeten Vertragsarten und ermöglicht die Konfiguration spezifischer Regeln für jede Tätigkeit.
Vermietungen
Konzessionen
ANL-Vermietungen und -Verkäufe
Parkplätze
Wasser und Abwasser
Abfallwirtschaft
FUNKTIONEN
Wichtigste abgebildete Prozesse
Die Funktionen sind in Kategorien gegliedert, um einen schnellen Überblick über die im Modul verfügbaren Vorgänge zu ermöglichen.
Verwaltung von Verträgen und Vertragspartnern
- Erfassung und Verwaltung von Verträgen über ihren gesamten Lebenszyklus.
- Konfiguration der in der kommunalen Verwaltung verwendeten Vertragsarten.
- Erfassung von Vertragsnachträgen und Speicherung des vollständigen Änderungsverlaufs.
- Überwachung von Zahlungsfristen, Fälligkeiten und Vertragsabläufen.
- Erfassung zeitlich begrenzter Befreiungen und der entsprechenden Beträge.
- Einschränkung des Benutzerzugriffs auf bestimmte Vertragsarten.
- Erfassung von Überzahlungen und deren Verwendung zur Begleichung anderer Verpflichtungen oder zur Rückerstattung.
- Verwaltung von Verträgen in rumänischen Lei und Fremdwährungen mit Aktualisierung der Werte nach dem BNR-Wechselkurs.
ANL-Verträge und Ratenverkäufe
- Automatische Berechnung der ANL-Mieten nach den geltenden Regeln und Parametern.
- Transparente Darstellung der Berechnungsmethode und der Zwischensummen.
- Automatische Berechnung der an den Staat abzuführenden Abschreibungsbeträge.
- Erstellung der von ANL geforderten Auswertungen und Dateien.
- Erstellung von Kaufverträgen aus bestehenden Mietverträgen.
- Erstellung von Zahlungsplänen mit Aufschlüsselung nach Rate, Zinsen und Gesamtbetrag.
- Verwaltung von Vorauszahlungen, vorzeitigen Rückzahlungen und Zahlungsaufschüben.
- Berechnung der Zinsen nach degressiven, banküblichen oder pro Rate festgelegten Zinsmethoden.
- Getrennte Ausweisung von Rate und Zinsen, einschließlich auf der Rechnung.
- Berichte über freie, vermietete oder verkaufte ANL-Wohnungen.
Wasser-, Abwasser- und gewerbliche Dienstleistungen
- Erfassung mehrerer Zähler für denselben Vertrag.
- Erfassung des Anfangszählerstands, des Pauschalverbrauchs und des Abwasseranteils.
- Berechnung des Verbrauchs anhand von Zählerständen oder Pauschalverbrauch.
- Getrennte Abrechnung von Wasser und Abwasser mit konfigurierbaren Tarifen und Mehrwertsteuersätzen.
- Anzeige der Verbrauchsadresse, des vorherigen und aktuellen Zählerstands sowie des Verbrauchs auf der Rechnung
- Erfassung und Abrechnung vertragsfreier Dienstleistungen wie Grubenentleerung, Asphaltierungsarbeiten oder Abfalltransport.
- Erfassung von Genehmigungen und Betriebserlaubnissen mit getrennter Ausweisung von Miete und Grundstücksgebühr.
- Weiterberechnung der Kosten für Strom, Wasser und Gas.
Rechnungsstellung und Zahlungsverpflichtungen
- Automatische Erstellung monatlicher, vierteljährlicher, halbjährlicher oder jährlicher Zahlungstranchen.
- Hinzufügen von Zahlungsverpflichtungen mit abweichenden Fälligkeitsterminen.
- Automatische Berechnung von Verzugszuschlägen für ausstehende Beträge.
- Transparente Darstellung der Berechnungsmethode für Verzugszuschläge.
- Einzel- oder Sammelabrechnung von Verträgen.
- Vorschau der Rechnungen vor ihrer endgültigen Erstellung.
- Einzel- oder Sammeldruck von Rechnungen mit Filterung und Sortierung nach festgelegten Kriterien.
- Erfassung von Rechnungen, die in anderen Anwendungen oder in gedruckter Form ausgestellt wurden.
- Stornierung von Rechnungen am Tag ihrer Ausstellung.
- Vollständige oder teilweise Rückbuchung von Rechnungen und Verrechnung bestehender Salden.
Zahlungseingänge und Begleichung von Verpflichtungen
- Anzeige fakturierter, nicht fakturierter und künftig fälliger Beträge an der Kasse.
- Entgegennahme künftig fälliger, noch nicht fakturierter Verpflichtungen mit sofortiger Rechnungserstellung.
- Erfassung von POS-Zahlungen mit automatischer Übermittlung der Beträge an das Gerät.
- Integration mit der Registrierkasse für Zahlungen mit Kassenbeleg.
- Online-Zahlung von Rechnungen durch registrierte Vertragspartner.
- Import von Zahlungsaufträgen aus den von der Finanzverwaltung bereitgestellten PDF-Dateien.
- Automatische Zuordnung von Zahlungsaufträgen zu unbezahlten Rechnungen.
- Ausbuchung von Zahlungsaufträgen und Quittungen aus früheren Zeiträumen.
- Erneuter Druck von Original- oder Duplikatquittungen mit Protokollierung der Vorgänge.
- Erstellung von CSV-Dateien für Zahlungsaufträge an Geschäftsbanken.
Benachrichtigungen und Dokumente
- Erstellung von Zahlungsmitteilungen und automatische Vergabe der Registrierungsnummer.
- Versand von SMS- und E-Mail-Nachrichten direkt aus der Anwendung.
- Standard- oder Ad-hoc-Nachrichten zu überfälligen Rechnungen und Zahlungsverpflichtungen.
- Versand von Links zu Rechnungen im PDF-Format per E-Mail.
- Definition von Microsoft-Word-Vorlagen für Verträge, Anlagen und Zahlungspläne.
- Erstellung der endgültigen Dokumente im Word- oder PDF-Format.
- Speicherung des Verlaufs ausgestellter Dokumente und versendeter Benachrichtigungen.
Berichterstattung, e-Factura und Managementanalyse
- Berichte über Forderungen, Zahlungseingänge, Gutschriften und Salden der Vertragspartner.
- Filterung, Druck und Export von Berichten im Excel-Format.
- Erstellung der vom Rechnungshof geforderten Vorlagen A8 und A11.
- Erstellung von XML-Dateien für das nationale RO-e-Factura-System.
- Automatischer täglicher Upload der Rechnungen in das e-Factura-System.
- Manueller Upload von Rechnungen, einzeln oder gesammelt.
- Eigener Bereich für zusammenfassende Managementberichte.
- Visualisierung der Daten anhand von Diagrammen und Grafiken.
INTEGRATIONEN UND KANÄLE
Mit den für wirtschaftliche Tätigkeiten verwendeten Systemen verbunden
Das Modul kommuniziert mit den Anwendungen und Geräten, die für Rechnungsstellung, Zahlungseingänge, Buchhaltung und Kommunikation mit den Vertragspartnern erforderlich sind.
APLxPERT Buchhaltung
Rechnungen, Zahlungseingänge und Geschäftsvorgänge können an die Finanz- und Buchhaltungskomponente übermittelt werden.
RO e-Factura
XML-Dateien werden direkt in der Anwendung erstellt und in das nationale System hochgeladen.
POS und Registrierkasse
Zahlungsbeträge werden automatisch an die angeschlossenen Geräte übermittelt, wodurch manuelle Dateneingaben reduziert werden.
Finanzverwaltung und Banken
Zahlungsaufträge können importiert und Zahlungsverpflichtungen zugeordnet werden, während Bankdateien direkt aus dem System erstellt werden können.
SMS und E-Mail
Vertragspartner können Benachrichtigungen, Zahlungsübersichten und Links zu ausgestellten Rechnungen erhalten.
Webdienste
Daten können anderen Anwendungen über Webdienste im XML- oder JSON-Format bereitgestellt werden.
APLxPERT · WIRTSCHAFTLICHE TÄTIGKEITEN / VERTRÄGE
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